EQS-HV: Hamburger Getreide-Lagerhaus AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 27.09.2024 in Hamburg mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

Tagesordnung

für die ordentliche Hauptversammlung am 27.09.2024 um 15:00 Uhr in der Handwerkskammer Hamburg, Holstenwall 12, 20355 Hamburg

1.
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31.12.2023 mit dem Lagebericht des Vorstands sowie dem Bericht des Aufsichtsrats und des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach § 289 a Abs. 1 HGB

Die Unterlagen sind gemäß § 175 Abs. 2 Satz 4 AktG über die Internetseite www.hgl-ag.de zugänglich. Beschlussfassungen zu diesem Tagesordnungspunkt sind gesetzlich nicht erforderlich, da der Aufsichtsrat den Jahresabschluss bereits festgestellt und gebilligt hat.

2.
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem amtierenden Vorstand für das Geschäftsjahr 2023 Entlastung zu erteilen.

3.
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2023 Entlastung zu erteilen.

4.
Neuwahl des Aufsichtsrats

Der Aufsichtsrat setzt sich nach §§ 95, 96 Abs. 1 AktG und nach § 9 unserer Satzung aus vier von den Aktionären zu wählenden Mitgliedern zusammen.

Mit Ablauf der diesjährigen Hauptversammlung legt Herr Cornelius Geber aus privaten Gründen sein Amt nieder.

Der Aufsichtsrat schlägt vor, Herrn Manuel Diechtierow, Kaufmann, wohnhaft in Heidelberg, als Vertreter der Anteilseigner für die Restlaufzeit der Amtsdauer von Herrn Geber zu wählen. Das ist die Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2027 beschließt.

Die Daten von Herrn Diechtierow ist auch auf der Internetseite unserer Gesellschaft veröffentlicht.

Herr Diechtierow hat folgende Mandate inne:
Taurus AG, Heidelberg
- Vorstand
Nautilus AG, Görlitz
- Vorstand
Greenwich AG, Heidelberg
-Vorstand
Stadthäuser Görlitz Immobilien GmbH, Görlitz
- Geschäftsführer
MDMD GmbH, Heidelberg
- Geschäftsführer
Kids need Help e.V.
- Vorsitzender

Teilnahme an der Hauptversammlung

Sämtliche ausgegebenen 323.000 Stamm-Stückaktien und 51.000 Vorzugs-Stückaktien der Gesellschaft sind zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung sowohl teilnahme- als auch stimmberechtigt.

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung anmelden und der Gesellschaft ihren Anteilsbesitz nachweisen.

Die Anmeldung und der Nachweis müssen bis zum 20.09.2024, 24.00 Uhr (MESZ) bei der Gesellschaft unter der nachstehenden Anschrift in deutscher oder englischer Sprache in Textform (§ 126b BGB) eingehen:

Hamburger Getreide-Lagerhaus AG, c/o Otto M.
Schröder Bank AG, Axel-Springer-Platz 3 in 20355 Hamburg.

Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts ist durch einen ebenfalls in Textform (§ 126b BGB) erstellten und in deutscher oder englischer Sprache abgefassten besonderen Nachweis des Anteilbesitzes durch das depotführende Institut nachzuweisen.

Der Nachweis des Anteilbesitzes muss sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, also den, 06.09.2024, 0.00 Uhr (MESZ) beziehen (sog. Nachweisstichtag) und ist in deutscher oder englischer Sprache in Textform zu erbringen (§ 126b BGB).

Für die Teilnahme an der Hauptversammlung und für die Ausübung des Stimmrechts gilt als Aktionär nur, wer den besonderen Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem Aktienbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Aktienbesitzes mehr einher. Im Falle einer teilweisen oder vollständigen Veräußerung des Aktienbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung und Ausübung des Stimmrechts ausschließlich der Aktienbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts.

Entsprechendes gilt für Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die nach dem Nachweisstichtag Aktionär der Gesellschaft werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt.

Nach Eingang der Anmeldung und des besonderen Nachweises des Anteilsbesitzes werden den Aktionären Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt.

Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzustellen, bitten wir unsere Aktionäre, sich frühzeitig anzumelden und sich alsbald mit ihrem depotführenden Institut in Verbindung zu setzen. Pro Depot wird nur eine Eintrittskarte ausgestellt.

Stimmrechtsvertretung

Jeder Aktionär kann seine Stimmrechte in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. durch ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder durch eine andere Person seiner Wahl ausüben lassen. Auch in diesem Fall hat eine Anmeldung nach den vorstehenden Bestimmungen rechtzeitig zu erfolgen.

Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere Personen zurückweisen lassen.

Die Vollmachtserteilung, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen grundsätzlich der Textform (§ 126b BGB).

Die Aktionäre können hierzu die Rückseite der Eintrittskarte, die ihnen zugesandt wird, verwenden.

Für die Erklärung der Vollmachtserteilung gegenüber der Gesellschaft, ihren Widerruf und die Übermittlung des Nachweises einer gegenüber einem Bevollmächtigten erklärten Vollmacht bzw. deren Widerruf steht die nachfolgende Adresse zur Verfügung:

Hamburger Getreide-Lagerhaus AG,
Neuer Wall 18 - 20354 Hamburg
Telefax: 040 34 03 72
E-Mail: hglag@web.de

Ausnahmen bezüglich der Form der Vollmachten können für Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen oder diesen gleichgestellten Personen oder Institutionen bestehen, vgl. § 135 AktG, § 125 Abs. 5 AktG. Daher bitten wir unsere Aktionäre, sich bezüglich der Form der Vollmachten an Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen oder diesen gleichgestellten Personen oder Institutionen mit diesen abzustimmen.

Anträge von Aktionären Recht auf Ergänzung der Tagesordnung nach § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von € 500.000,00 am Grundkapital erreichen (Mindestbeteiligung), können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gegeben werden.

Die Mindestbeteiligung muss der Gesellschaft nachgewiesen werden, wobei eine Vorlage von Bankbescheinigungen genügt. Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag und, soweit dem Antrag vom Vorstand nicht entsprochen wird, auch bis zur Entscheidung des Gerichts über das Ergänzungsverlangen halten.

Das Verlangen ist schriftlich (§ 126 BGB) an die durch den Vorstand vertretene Gesellschaft zu richten, wobei jedem neuen Gegenstand der Tagesordnung eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen muss. Auch auf einen beschlusslosen Diskussionspunkt kann das Ergänzungsverlangen zielen. Es muss der Gesellschaft bis spätestens 12.09.2024, 24.00 Uhr (MESZ) unter der Anschrift

Hamburger Getreide-Lagerhaus AG - Neuer Wall 18 - 20354 Hamburg

zugehen.

Gegenanträge und Wahlvorschläge

Anträge von Aktionären, insbesondere Gegenanträge von Aktionären zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung gemäß § 126 Abs. 1 AktG sowie Wahlvorschläge nach § 127 AktG einschließlich Begründung sind unter Nachweis der Aktionärseigenschaft bis zum 12.09.2024 (MESZ) schriftlich, per Telefax oder per E-Mail ausschließlich an die Gesellschaft

Hamburger Getreide-Lagerhaus AG - Telefax: 040 - 34 03 72 - E-Mail: hglag@web.de

zu richten.

Anderweitig adressierte Anträge oder Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.

Die Gesellschaft wird Anträge und/oder Wahlvorschläge unmittelbar nach Eingang im Internet unter der Internetadresse: www.hgl-ag.de veröffentlichen.

Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden dort ebenfalls veröffentlicht.

Die Gesellschaft kann von einer Zugänglichmachung eines Gegenantrages und seiner Begründung absehen, wenn einer der Ausschlusstatbestände gemäß § 126 Abs. 2 AktG vorliegt, etwa weil der Gegenantrag zu einem gesetzes- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung führen würde. Eine Begründung eines Gegenantrages braucht nicht zugänglich gemacht werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt.

Aktionäre sind gemäß § 127 AktG berechtigt, Wahlvorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern zu unterbreiten. Für sie gilt die vorstehende Regelung zu Gegenanträgen sinngemäß mit der Maßgabe, dass der Wahlvorschlag nicht begründet zu werden braucht. Über die vorgenannten Ausschlusstatbestände des § 126 Abs. 2 AktG hinaus braucht der Wahlvorschlag auch dann nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn der Wahlvorschlag nicht Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort des zur Wahl vorgeschlagenen Prüfers bzw. Aufsichtsratsmitglieds und beim Vorschlag von Aufsichtsratsmitgliedern nicht zusätzlich die Angaben zu Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten enthält.

Auskunftsrecht nach § 131 Abs. 1 AktG

Jedem Aktionär und/oder Aktionärsvertreter ist gemäß § 131 Abs. 1 AktG auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Der Vorsitzende der Versammlung ist berechtigt, das Frage- und Rederecht des Aktionärs zeitlich angemessen zu beschränken. Der Vorstand ist berechtigt, in bestimmten, im Aktiengesetz abschließend geregelten Fällen (§ 131 Abs. 3 AktG) die Auskunft zu verweigern, weil etwa die Auskunftserteilung nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung geeignet ist, der Gesellschaft oder einem verbundenen Unternehmen einen nicht unerheblichen Nachteil zuzufügen.

Informationen und Unterlagen auf der Internetseite der Gesellschaft

Den Aktionären werden die Informationen und die der Hauptversammlung zugänglich zu machenden Unterlagen gemäß § 124 a AktG auf der Internetseite www.hgl-ag.de zugänglich gemacht.

Information zum Datenschutz für Aktionäre

Die Hamburger Getreide-Lagerhaus AG verarbeitet personenbezogene Daten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktiengattung, Aktienanzahl, Besitzart der Aktien und Nummer der Eintrittskarte) auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze und des Aktiengesetzes (AktG), um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für Ihre Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Für die Verarbeitung ist die Hamburger Getreide-Lagerhaus AG die verantwortliche Stelle. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist das AktG in Verbindung mit Art. 6 (1) c) Datenschutz-Grundverordnung.

Grundsätzlich werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für den oben genannten Zweck nicht mehr erforderlich sind und uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten zu einer weiteren Speicherung verpflichten.

Sie haben ein Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Kapitel III der Datenschutz-Grundverordnung. Diese Rechte können Sie gegenüber der Hamburger Getreide-Lagerhaus AG unentgeltlich über die E-Mail-Adresse hglag@web.de oder über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:

Hamburger Getreide-Lagerhaus AG,
Neuer Wall 18 - 20354 Hamburg
Telefax: 040 34 03 72

Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 Datenschutz-Grundverordnung zu.