EQS-HV: VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe: Einberufung der HV 2023

VIENNA INSURANCE GROUP AG

Wiener Versicherung Gruppe

FN 75687 f
ISIN: AT0000908504

Schottenring 30, Ringturm, 1010 Wien

EINBERUFUNG

der
am Freitag, dem 26. Mai 2023, um 11:00 Uhr (MESZ)

in der Wiener Stadthalle,
Roland-Rainer-Platz 1, 1150 Wien, Halle F,

als Präsenzversammlung stattfindenden
32. ordentlichen Hauptversammlung

T A G E S O R D N U N G

1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses 2022 samt dem Lagebericht, des konsolidierten Corporate Governance-Berichts 2022, des Nachhaltigkeitsberichts 2022 (konsolidierter nichtfinanzieller Bericht), des Konzernabschlusses 2022 samt dem Konzernlagebericht, des Vorschlages für die Gewinnverwendung und des Berichts des Aufsichtsrats (§ 96 Aktiengesetz).
    
2. Beschlussfassung über die Verwendung des im Jahresabschluss 2022 ausgewiesenen Bilanzgewinnes.
    
3. Beschlussfassung über den Vergütungsbericht 2022.
    
4. Beschlussfassung    über    die    Entlastung    der    Mitglieder    des    Vorstands    für    das Geschäftsjahr 2022.
    
5. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022.
    
6. Beschlussfassung über die Ermächtigung des Vorstands gemäß § 65 Absatz 1 Ziffer 8 und Absatz 1a und 1b Aktiengesetz im gesetzlich jeweils höchstzulässigen Ausmaß auf den Inhaber lautende eigene Stammaktien während einer Geltungsdauer von 30 Monaten ab dem Tag der Beschlussfassung der Hauptversammlung zu erwerben. Der beim Rückerwerb zu leistende Gegenwert darf nicht niedriger als maximal 50% unter und nicht höher als maximal 10% über dem durchschnittlichen, ungewichteten Börseschlusskurs der dem Rückerwerb vorhergehenden zehn Börsetage betragen. Der Erwerb kann nach Wahl des Vorstands über die Börse oder durch ein öffentliches Angebot oder auf eine sonstige gesetzlich zulässige, zweckmäßige Art erfolgen.
   
   Beschlussfassung über die Ermächtigung des Vorstands, längstens für die Dauer von fünf Jahren ab Beschlussfassung, die erworbenen eigenen Aktien unter Ausschluss des Bezugsrechtes
   a) zur Bedienung von Wandelschuldverschreibungen, die auf Grundlage des Beschlusses der        Hauptversammlung am 21. Mai 2021 ausgegeben werden, zu verwenden und
   b) auf eine andere gesetzlich zulässige Art als über die Börse oder durch ein öffentliches Angebot zu veräußern.
   
   Diese  Ermächtigung  ersetzt  den  in  der  30. ordentlichen  Hauptversammlung  am 21. Mai 2021 unter Tagesordnungspunkt 10 gefassten Beschluss.
    
7.  Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2024.
    
8. Wahl in den Aufsichtsrat.
    
9. Bestätigungsbeschlüsse über die Beschlüsse der 31. ordentlichen Hauptversammlung vom 20. Mai 2022:
   1.    Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses 2021 samt dem Lagebericht, des konsolidierten    Corporate Governance-Berichts 2021,    des Nachhaltigkeitsberichts 2021 (konsolidierter nichtfinanzieller Bericht), des Konzernabschlusses 2021 samt dem Konzernlagebericht, des Vorschlages für die Gewinnverwendung und des Berichts des Aufsichtsrats (§ 96 Aktiengesetz).
   2.    Beschlussfassung über die Verwendung des im Jahresabschluss 2021 ausgewiesenen   Bilanzgewinnes.
   3.    Beschlussfassung über den Vergütungsbericht 2021.
   4.    Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2021.
   5.    Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021.
   6.    Wahl    des    Abschlussprüfers    und    Konzernabschlussprüfers    für    das Geschäftsjahr 2023.
   7.    Wahl in den Aufsichtsrat.

UNTERLAGEN ZUR HAUPTVERSAMMLUNG

Die folgenden gemäß § 108 Aktiengesetz aufzulegenden Unterlagen liegen spätestens ab 5. Mai 2023 zu den üblichen Geschäftszeiten zur Einsicht der Aktionär:innen in den Geschäftsräumen am Sitz der VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe (die "Gesellschaft"), Schottenring 30, 1010 Wien, auf:

• Jahresabschluss mit Lagebericht für das Geschäftsjahr 2022,
• Konzernabschluss mit Konzernlagebericht für das Geschäftsjahr 2022,
• Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022,
• konsolidierter Corporate Governance-Bericht für das Geschäftsjahr 2022,
• Nachhaltigkeitsbericht für das Geschäftsjahr 2022 (konsolidierter nichtfinanzieller Bericht),
• Vorschlag für die Gewinnverwendung für das Geschäftsjahr 2022 zum Tagesordnungspunkt 2,
• Beschlussvorschläge zu den Tagesordnungspunkten 2-9,
• Beschlussvorschlag des WIENER STÄDTISCHE WECHSELSEITIGER Versicherungsverein Vermögensverwaltung Vienna Insurance Group gemäß § 110 AktG iVm § 86 Absatz 4 Z 2 AktG betreffend die Wahl von Dr. Peter Thirring,
• Erläuterungen zu den Tagesordnungspunkten 1, 2, 3, 6, 7, 8 und 9,
• Bericht des Vorstands über den Bezugsrechtsausschluss zum Tagesordnungspunkt 6,
• Unterlagen für die Wahl in den Aufsichtsrat gemäß § 87 Absatz 2 Aktiengesetz zu Tagesordnungspunkt 8,
• Vergütungsbericht 2022 und Vergütungspolitik,
• Unterlagen zu Tagesordnungspunkt 9 betreffend die 31. ordentlichen Hauptversammlung
  • Jahresabschluss mit Lagebericht für das Geschäftsjahr 2021,
  • Konzernabschluss mit Konzernlagebericht für das Geschäftsjahr 2021,
  • Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021,
  • konsolidierter Corporate Governance-Bericht für das Geschäftsjahr 2021,
  • Nachhaltigkeitsbericht für das Geschäftsjahr 2021 (konsolidierter nichtfinanzieller Bericht),
  • Vorschlag für die Gewinnverwendung für das Geschäftsjahr 2021 zum Tagesordnungspunkt 2,
• Beschlussvorschläge zu den Tagesordnungspunkten 2-7,
• Erläuterungen zu den Tagesordnungspunkten 1, 2, 3, 6 und 7 sowie
• Unterlagen für die Wahl in den Aufsichtsrat gemäß § 87 Absatz 2 Aktiengesetz zu Tagesordnungspunkt 7,
• Vergütungsbericht 2021.

Diese Unterlagen sowie der vollständige Text dieser Einberufung, die Formulare für die Erteilung und den Widerruf einer Vollmacht gemäß § 114 AktG sowie Informationen über die Rechte der Aktionär:innen nach den §§ 109, 110, 118 und 119 Aktiengesetz sind spätestens ab 5. Mai 2023 auch auf der Internetseite der Gesellschaft www.vig.com unter Investor Relations/Hauptversammlung via direktem Link www.vig.com/hauptversammlung zugänglich.

HINWEIS AUF DIE RECHTE DER AKTIONÄR:INNEN GEMÄSS §§ 109, 110, 118 UND 119 AKTIENGESETZ
Aktionär:innen, deren Anteile zusammen 5% des Grundkapitals erreichen und die seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber dieser Aktien sind, können schriftlich verlangen, dass zusätzliche Punkte auf die Tagesordnung dieser Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden, wenn dieses Verlangen spätestens am 5. Mai 2023 der Gesellschaft in Schriftform an VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe, Abteilung VD100, zu Handen Herrn Dr. Philipp Bardas, Schottenring 30, 1010 Wien, zugeht. Jedem so beantragten Tagesordnungspunkt muss ein Beschlussvorschlag samt Begründung beiliegen.

Zum Nachweis der Aktionär:inneneigenschaft genügt bei depotverwahrten Inhaberaktien die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a Aktiengesetz, in der bestätigt wird, dass die antragstellenden Aktionär:innen seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber der Aktien sind, und die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf. Mehrere Depotbestätigungen über Aktien, die nur zusammen das Beteiligungsausmaß von 5% vermitteln, müssen sich auf denselben Stichtag beziehen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung verwiesen.

Aktionär:innen, deren Anteile zusammen 1% des Grundkapitals erreichen, können zu jedem Punkt der Tagesordnung in Textform Vorschläge zur Beschlussfassung samt Begründung übermitteln und verlangen, dass diese Vorschläge zusammen mit den Namen der Aktionär:innen, die das Verlangen stellen, samt Begründung und einer allfälligen Stellungnahme des Vorstands oder des Aufsichtsrats auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Textform spätestens am 16. Mai 2023 der Gesellschaft entweder per Telefax an +43 (0)1 89 00 500-50 oder per Post an VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe, Abteilung VD100, zu Handen Herrn Dr. Philipp Bardas, Schottenring 30, 1010 Wien, zugeht. Bei einem Vorschlag zur Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds tritt an die Stelle der Begründung die Erklärung der vorgeschlagenen Person gemäß § 87 Absatz 2 Aktiengesetz.

Für den Nachweis des Anteilsbesitzes zur Ausübung dieses Aktionär:innenrechtes genügt bei depotverwahrten Inhaberaktien die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a Aktiengesetz, die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf. Mehrere Depotbestätigungen über Aktien, die nur zusammen das Beteiligungsausmaß von 1% vermitteln, müssen sich auf denselben Stichtag beziehen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung verwiesen (siehe unten).

Über einen Beschlussvorschlag, der gemäß § 110 Absatz 1 Aktiengesetz bekannt gemacht wurde, ist gemäß § 119 Absatz 2 Aktiengesetz nur dann abzustimmen, wenn er in der Hauptversammlung als Antrag wiederholt wurde.

Aktionär:innen ist auf Verlangen in der Hauptversammlung Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung eines Tagesordnungs- punktes erforderlich ist. Die Auskunft darf verweigert werden, soweit sie nach vernünftiger unternehmerischer Beurteilung geeignet ist, dem Unternehmen oder einem verbundenen Unternehmen einen erheblichen Nachteil zuzufügen oder ihre Erteilung strafbar wäre.

Jeder Aktionär und jede Aktionärin ist berechtigt, in der Hauptversammlung zu jedem Punkt der Tagesordnung Anträge zu stellen, die keiner vorherigen Bekanntmachung bedürfen. Voraussetzung hierfür ist der Nachweis der Teilnahmeberechtigung im Sinne der Einberufung.

Über einen Antrag zur Wahl einer Person in den Aufsichtsrat kann in der Hauptversammlung nur dann abgestimmt werden, wenn spätestens am 19. Mai 2023 ein entsprechender Beschlussvorschlag von Aktionär:innen, deren Anteile zusammen 1 % des Grundkapitals erreichen, auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht wurde. Dazu muss der Antrag bis spätestens 16. Mai 2023, sohin zwei Werktage vor dem 19. Mai 2023, bei der Gesellschaft einlangen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen für das Einbringen von Vorschlägen zur Beschlussfassung wird auf die diesbezüglichen Ausführungen verwiesen.

§ 10 Ziffer 2 der Satzung der VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe bestimmt, dass der Aufsichtsrat aus drei bis zwölf Mitgliedern besteht. Im Aufsichtsrat müssen mindestens vier Sitze von Frauen und mindestens vier Sitze von Männern besetzt sein. Der Aufsichtsrat der VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe besteht derzeit aus zwölf Mitgliedern, davon fünf Frauen und sieben Männer, sodass der Mindestanteil nach § 86 Absatz 7 Aktiengesetz erfüllt ist.

Herr HR Dkfm. Heinz ÖHLER hat sein Aufsichtsratsmandat mit Wirkung zum 30. Juni 2023 zurückgelegt. Der Aufsichtsrat soll weiterhin aus zwölf von der Hauptversammlung gewählten Mitgliedern bestehen. Daher ist ein Aufsichtsratsmitglied zu wählen, um die bisherige Anzahl von zwölf Aufsichtsratsmitgliedern wieder zu erreichen.

Herr Dr. Peter THIRRING scheidet mit Ablauf der Funktionsperiode am 30. Juni 2023 aus dem Vorstand der VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe aus.

Der Wiener Städtische Wechselseitiger Versicherungsverein Vermögensverwaltung - Vienna Insurance Group als Aktionär der VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe hat einen Vorschlag gemäß § 110 AktG iVm § 86 Absatz 4 Z 2 AktG erstattet, Herrn Dr. THIRRING mit Wirkung 1. Juli 2023 in den Aufsichtsrat der Gesellschaft zu wählen und zwar bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2027 beschließt. Dieser Aktionär hält mehr als 25% der Stimmrechte an der VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe.

Der Aufsichtsrat der VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe schlägt in gleicher Weise vor, Herrn Dr. Peter THIRRING in den Aufsichtsrat der VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe zu wählen.

Weitergehende Informationen über diese Rechte der Aktionär:innen nach den §§ 109, 110, 118 und 119 Aktiengesetz sind spätestens ab 5. Mai 2023 auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.vig.com/hauptversammlung zugänglich.

NACHWEISSTICHTAG UND BERECHTIGUNG ZUR TEILNAHME AN DER HAUPTVERSAMMLUNG GEMÄSS § 111 AKTIENGESETZ

Depotverwahrte Inhaberaktien
Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts und der übrigen Aktionär:innenrechte, die im Rahmen der Hauptversammlung geltend zu machen sind, richtet sich nach dem Anteilsbesitz am 16. Mai 2023, 24:00 Uhr (MESZ) (Nachweisstichtag).

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung der Aktionär:innenrechte ist daher nur berechtigt, wer am Nachweisstichtag Aktionär:in ist und dies der Gesellschaft nachweist.

Bei depotverwahrten Inhaberaktien genügt für den Nachweis des Anteilsbesitzes am Nachweisstichtag eine Depotbestätigung gemäß § 10a Aktiengesetz, die der Gesellschaft spätestens am 23. Mai 2023, 24:00 Uhr (MESZ), ausschließlich unter einer der folgenden Adressen zugehen muss:

• per Post oder per Boten:
  VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe
  c/o HV-Veranstaltungsservice GmbH,
  Köppel 60, 8242 St. Lorenzen am Wechsel
• per Telefax: +43 (0)1 89 00 500-50
• per E-Mail: anmeldung.vig@hauptversammlung.at (als eingescannter Anhang, TIF, PDF, etc.)
• per SWIFT: GIBAATWGGMS
  Message Type MT598 oder MT599; unbedingt ISIN AT0000908504 im Text angeben

Depotbestätigung gemäß § 10a Aktiengesetz
Die Depotbestätigung ist vom depotführenden Kreditinstitut mit Sitz in einem Mitgliedstaat des Europäischen Wirtschaftsraums oder in einem Vollmitgliedstaat der OECD auszustellen und hat folgende Angaben zu enthalten:

• Angaben über den Aussteller: Name/Firma und Anschrift oder eines im Verkehr zwischen Kreditinstituten gebräuchlichen Codes (SWIFT-Code),
• Angaben über den Aktionär oder die Aktionärin: Name/Firma, Anschrift, Geburtsdatum bei natürlichen Personen, gegebenenfalls Register und Registernummer bei juristischen Personen,
• Angaben über die Aktien: Anzahl der Aktien (ISIN AT0000908504) des Aktionärs oder der Aktionärin,
• Depotnummer bzw. eine sonstige Bezeichnung,
• Zeitpunkt oder Zeitraum, auf den sich die Depotbestätigung bezieht.

Die Depotbestätigung muss sich auf den Nachweisstichtag 16. Mai 2023, 24:00 Uhr (MESZ) beziehen.

Soll durch die Depotbestätigung der Nachweis der gegenwärtigen Eigenschaft als Aktionär:in geführt werden, so darf sie zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein.

Im Sinne des § 10a Absatz 1 letzter Satz Aktiengesetz wird die Gesellschaft auch Bestätigungen zum Nachweis des Besitzes von Aktien (Depotbestätigungen) entgegennehmen, die von juristischen Personen ausgestellt wurden, welche gemäß tschechischem und ungarischem Recht zur Depotführung hinsichtlich dieser Aktien befugt sind.

Die Depotbestätigung muss in deutscher oder englischer Sprache übermittelt werden. Die Aktien werden durch eine Anmeldung zur Hauptversammlung bzw. durch Übermittlung einer Depotbestätigung nicht gesperrt; Aktionär:innen können deshalb über ihre Aktien auch nach erfolgter Anmeldung bzw. Übermittlung einer Depotbestätigung weiterhin frei verfügen.

VERTRETUNG DURCH BEVOLLMÄCHTIGTE GEMÄSS § 114 AktG

Jeder Aktionär oder jede Aktionärin, der oder die zur Teilnahme an der Hauptversammlung berechtigt ist, hat das Recht, einen Vertreter oder eine Vertreterin zu bestellen, der im Namen des Aktionärs oder der Aktionärin an der Hauptversammlung teilnimmt und dieselben Rechte wie der Aktionär oder die Aktionärin hat, den oder die er vertritt.

Die Vollmacht muss einer bestimmten Person (einer natürlichen oder einer juristischen Person) in Textform erteilt werden, wobei auch mehrere Personen bevollmächtigt werden können. Hat der Aktionär oder die Aktionärin seinem oder ihrem depotführenden Kreditinstitut eine Vollmacht erteilt, so genügt es, dass dieses zusätzlich zur Depotbestätigung die Erklärung abgibt, dass ihm eine Vollmacht erteilt wurde. Die Vollmacht muss der Gesellschaft ausschließlich an einer der folgenden Adressen zugehen:

• per Post: 
  VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe
  c/o HV-Veranstaltungsservice GmbH,
  Köppel 60, 8242 St. Lorenzen am Wechsel
• per Telefax: +43 (0)1 89 00 500-50
• per E-Mail:  anmeldung.vig@hauptversammlung.at (als eingescannter Anhang TIF, PDF, etc.)
• per SWIFT: GIBAATWGGMS
  Message Type MT598 oder MT599; unbedingt ISIN AT0000908504 im Text angeben
• persönlich: bei Registrierung zur Hauptversammlung am Versammlungsort

Ein Vollmachtsformular und ein Formular für den Widerruf der Vollmacht werden auf Wunsch zugesandt und sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.vig.com/hauptversammlung abrufbar.

Sofern die Vollmacht nicht am Tag der Hauptversammlung bei der Registrierung persönlich übergeben wird, hat die Vollmacht spätestens am 25. Mai 2023, 15:00 Uhr (MESZ) bei der Gesellschaft einzulangen.

Die vorstehenden Vorschriften über die Erteilung der Vollmacht gelten sinngemäß für den Widerruf der Vollmacht.

STIMMRECHTSVERTRETUNG
Als zusätzlicher Service steht den Aktionär:innen Herr Dr. Michael Knap als Vertreter des Interessenverbands für Anleger (Austrian Shareholder Association), IVA, Feldmühlgasse 22, 1130 Wien, als unabhängiger Stimmrechtsvertreter für die weisungsgebundene Stimmrechtsausübung in der Hauptversammlung zur Verfügung. Bei Interesse besteht die Möglichkeit einer direkten Kontaktaufnahme mit Herrn Dr. Michael Knap unter der Telefonnummer +43 (0)1 8763343-30, unter der Telefaxnummer +43 (0)1 8763343-39 oder per E-Mail knap.vig@hauptversammlung.at sowie seine Bevollmächtigung zur Stimmrechtsausübung über das Formular auf unserer Website.

GESAMTZAHL DER AKTIEN UND STIMMRECHTE (Hinweis gemäß § 120 Absatz 2 Ziffer 1 Börsegesetz)
Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft EUR 132.887.468,20 und ist eingeteilt in 128.000.000 auf den Inhaber lautende Stückaktien. Jede Aktie gewährt eine Stimme. Die Gesellschaft und ihre Tochterunternehmen halten keine eigenen Aktien. Die Gesamtzahl der teilnahme- und stimmberechtigten Aktien beträgt zum vorgenannten Zeitpunkt 128.000.000.

ZUTRITT ZUR HAUPTVERSAMMLUNG
Beim Zutritt zur Hauptversammlung müssen Sie Ihre Identität nachweisen können. Bitte bringen Sie dafür einen gültigen amtlichen Lichtbildausweis mit. Wenn Sie als Vertreter oder Vertreterin einer juristischen Person erscheinen, nehmen Sie bitte einen aktuellen Firmenbuchauszug mit, der Ihre Vertretungsbefugnis belegt. Wenn Sie als Bevollmächtigter oder Bevollmächtigte zur Hauptversammlung kommen, nehmen Sie zusätzlich bitte die Vollmacht mit. Falls das Original der Vollmacht schon an die Gesellschaft übersandt worden ist, erleichtern Sie den Zutritt, wenn Sie eine Kopie der Vollmacht mitbringen.

Die Gesellschaft behält sich das Recht vor, die Identität der zur Versammlung erscheinenden Personen festzustellen. Sollte eine Identitätsfeststellung nicht möglich sein, kann der Einlass verweigert werden.

Wir ersuchen Sie, in Ihrer Zeitplanung die zu erwartenden zahlreichen Teilnehmer:innen sowie die nunmehr üblichen Sicherheitsvorkehrungen zu berücksichtigen. Einlass zur Behebung der Stimmkarten ist ab 9:30 Uhr (MESZ).

ÜBERTRAGUNG IM INTERNET
Die Rede der Vorstandsvorsitzenden wird im Internet öffentlich übertragen. Der Link zur Übertragung wird rechtzeitig vor der Hauptversammlung unter www.vig.com/hauptversammlung zur Verfügung gestellt. Eine vollständige Übertragung der Hauptversammlung erfolgt nicht.

INFORMATION ZUR DATENVERARBEITUNG FÜR AKTIONÄR:INNEN

Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten
Die Gesellschaft verarbeitet personenbezogene Daten der Aktionär:innen (insbesondere jene gemäß § 10a Absatz 2 Aktiengesetz, dies sind Name, Anschrift, Geburtsdatum, Nummer des Wertpapierdepots, Anzahl der Aktien der jeweiligen Aktionärin oder des jeweiligen Aktionärs, gegebenenfalls Aktiengattung, Zeitpunkt oder Zeitraum auf den sich die Depotbestätigung bezieht, Nummer der Stimmkarte sowie gegebenenfalls Name und Geburtsdatum des oder der Bevollmächtigten) auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG), um den Aktionär:innen die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Aktionär:innen ist für die Teilnahme von Aktionär:innen und deren Vertreter:innen an der Hauptversammlung gemäß dem Aktiengesetz, insbesondere die §§ 111, 113, 114, 117 und 120 Aktiengesetz, zwingend erforderlich. Die personenbezogenen Daten von Aktionär:innen werden im Zuge der Hauptversammlung zu folgenden Zwecken verarbeitet: Organisation der Hauptversammlung, Teilnahme von Aktionär:innen und deren Vertretern an der Hauptversammlung, für die Ausübung von Aktionärsrechten im Rahmen der Hauptversammlung, Feststellung des Abstimmungsverhaltens, Anlegen eines Anmeldeverzeichnisses, Anlegen eines Teilnahmeverzeichnisses, Anlegen eines Vollmachtsverzeichnisses, Erstellen eines Hauptversammlungsprotokolls, Erfüllung von Compliance-Pflichten einschließlich Aufzeichnungs-, Auskunfts- und Meldepflichten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist somit Artikel 6 Absatz 1 lit c DSGVO und Artikel 6 Absatz 1 lit f DSGVO.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe, Schottenring 30, 1010 Wien. Die Gesellschaft bedient sich zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung externer Dienstleistungsunternehmen, wie insbesondere Zählservice, Notar, Rechtsberater:innen und IT- Dienstleister:in. Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft. Soweit rechtlich notwendig, hat die Gesellschaft mit diesen Dienstleistungsunternehmen eine datenschutzrechtliche Vereinbarung abgeschlossen.

Die Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder, der Notar und alle anderen Personen mit einem gesetzlichen Teilnahmerecht können in das gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmerverzeichnis (§ 117 Aktiengesetz) Einsicht nehmen und dadurch auch die darin genannten personenbezogenen Daten (u.a. Name, Wohnort, Beteiligungsverhältnis) einsehen. Die Gesellschaft ist zudem gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Aktionär:innendaten (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis) als Teil des notariellen Protokolls zum Firmenbuch einzureichen (§ 120 Absatz 4 Aktiengesetz).

Aufbewahrungsdauer Ihrer Daten
Die Daten der Aktionär:innen werden anonymisiert bzw. gelöscht, sobald sie für die Zwecke, für die sie erhoben bzw. verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, und soweit nicht andere Rechtspflichten eine weitere Speicherung erfordern. Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Unternehmens-, Aktien- und Übernahmerecht, aus dem Steuer- und Abgabenrecht sowie aus Geldwäschebestimmungen. Sofern rechtliche Ansprüche von Aktionär:innen gegen die Gesellschaft oder umgekehrt von der Gesellschaft gegen Aktionär:innen erhoben werden, dient die Speicherung personenbezogener Daten der Klärung und Durchsetzung von Ansprüchen in Einzelfällen. Im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren vor Zivilgerichten kann dies zu einer Speicherung von Daten während der Dauer der Verjährung zuzüglich der Dauer des Gerichtsverfahrens bis zu dessen rechtskräftiger Beendigung führen. Die Dauer der Verjährung richtet sich insbesondere nach den Bestimmungen des Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuches.

Ihre Rechte
Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Wenn dies der Fall ist, können Sie Auskunft über die Daten selbst, den Zweck der Datenverarbeitung, die Kategorien der Daten, die Empfänger, die Herkunft und die Speicherdauer der zu Ihrer Person von uns verarbeiteten Daten verlangen.

Falls wir Daten zu Ihrer Person verarbeiten, die unrichtig oder unvollständig sind, so können Sie Berichtigung oder Vervollständigung Ihrer Daten verlangen. Sie können auch die Löschung unrechtmäßig verarbeiteter Daten verlangen. Bitte beachten Sie aber, dass dies nur auf unrichtige, unvollständige oder unrechtmäßig verarbeitete Daten zutrifft. Ist unklar, ob die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten unrichtig oder unvollständig sind oder unrechtmäßig verarbeitet werden, so können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten bis zur endgültigen Klärung dieser Frage verlangen. Auch können Sie Ihre zuvor erteilte Einwilligung jederzeit und ohne Grund widerrufen, um die Weiterverwendung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf Grundlage einer Einwilligungserklärung erhoben und verwendet werden, zu verhindern. Der Widerruf Ihrer Einwilligung hat keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die vor Ihrem Widerruf aufgrund Ihrer Einwilligung erfolgt ist. Im Falle eines Widerrufs haben Sie auch das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen.

Auf Ihre Anfrage hin erhalten Sie eine Kopie der von uns zu Ihrer Person verarbeiteten Daten in einem von uns bestimmten, maschinenlesbaren Format. Alternativ können Sie uns auch mit der direkten Übermittlung dieser Daten an einen von Ihnen gewählten Dritten beauftragen, sofern dieser Empfänger oder diese Empfängerin uns dies aus technischer Sicht ermöglicht und der Datenübertragung weder ein unvertretbarer Aufwand, noch gesetzliche oder sonstige Verschwiegenheitspflichten oder Vertraulichkeitserwägungen von unserer Seite oder von dritten Personen entgegenstehen.

Soweit wir Ihre Daten zur Wahrung der berechtigten Interessen der Verantwortlichen oder eines Dritten verarbeiten, steht Ihnen überdies ein Widerspruchsrecht zu.

Wir ersuchen Sie, all Ihre Ansuchen an die untenstehend ausgewiesenen Kontaktdaten zu übermitteln. Um sicherzugehen, dass Ihre personenbezogenen Daten nicht in falsche Hände geraten, ersuchen wir Sie, bei Übermittlung Ihres Ansuchens einen Identitätsnachweis, z.B. eine Ausweiskopie, beizufügen.

Kontakt für datenschutzrechtliche Ansuchen
VIENNA INSURANCE GROUP AG Wiener Versicherung Gruppe
Datenschutz-Team
Schottenring 30
1010 Wien Österreich
datenschutz@vig.com

Zudem steht Ihnen das Recht auf Beschwerdeerhebung bei der österreichischen Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, (dsb@dsb.gv.at) offen.

Wien, im April 2023                                                                                                                Der Vorstand